Co to jest akt GPSR?

Akt General Product Safety Regulation (GPSR), czyli Ogólne Rozporządzenie w sprawie Bezpieczeństwa Produktów, to najnowsze unijne rozporządzenie mające na celu zwiększenie bezpieczeństwa produktów dostępnych na rynku UE, ze szczególnym uwzględnieniem handlu elektronicznego. Dla sprzedawców e-commerce oznacza to nowe obowiązki i standardy, których powinni dochować, aby legalnie oferować swoje produkty online. Zrozumienie przepisów aktu GPSR jest kluczowym elementem. 

W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak nowe przepisy wpłyną na towary i ich oferty, a także jak można racjonalnie się dostosować do wymogów GPSR.

Kogo i czego dotyczy akt GPSR?

Akt ten skierowany jest przede wszystkim do przedsiębiorców, czyli osób fizycznych lub prawnych prowadzących działalność gospodarczą w celach zarobkowych. W praktyce oznacza to, że niemalże każdy sprzedawca e-commerce prowadzący zarejestrowaną działalność gospodarczą na terenie Unii Europejskiej podlega przepisom tego rozporządzenia.

Dla sprzedawców internetowych GPSR dotyczy głównie towarów i ich ofert – zarówno własnej produkcji, jak i tych pochodzących od zewnętrznych dostawców – co szerzej zostało wyjaśnione w dalszej części artykułu.

Podstawowe definicje aktu GPSR dotyczące sprzedawców

Aby zrozumieć, jakie obowiązki nakłada akt GPSR na internetowych sprzedawców, warto przed samodzielnym zapoznaniem się z przepisami zapoznać się z niżej przedstawionymi definicjami:

producent: jest to osoba fizyczna lub prawna, która wytwarza produkt lub zleca jego zaprojektowanie czy wytworzenie, a następnie sprzedaje go pod własną nazwą lub znakiem towarowym,

importer: to osoba fizyczna lub prawna mająca siedzibę w Unii Europejskiej, która wprowadza na rynek UE produkt pochodzący z kraju spoza Unii,

dystrybutor: jeżeli dana osoba fizyczna lub prawna (np. spółka jawna, komandytowa, z o.o., akcyjna) jest sprzedawcą e-commerce, która nie importuje towarów spoza UE i sprzedaje towary pod cudzą marką, to najprawdopodobniej jest dystrybutorem.

Bardzo ważnym przepisem, na który należy uważać jest artykuł 13 GPSR, który stanowi, że osoba, która rozpoczyna sprzedaż (wprowadza na rynek) określonego produktu pod własną nazwą, nazwiskiem lub znakiem towarowym oraz na terytorium Unii Europejskiej, to według przepisów aktu GPSR osoba ta podlega przepisom dotyczącym producentów, w tym obowiązkom, określonym szczególnie w artykule 9 tego rozporządzenia.

Zrozumienie powyższych definicji jest istotne dla właściwego zastosowania się do przepisów GPSR.

Obowiązki dotyczące sprzedawców e-commerce

Jak wskazano wyżej, obowiązki sprzedawców e-commerce wynikające z aktu GPSR polegają m.in.  na umieszczeniu odpowiednich danych i informacji na produktach, ich pudełkach lub w dołączonym do produktu dokumencie, a także w ich ofertach. W niniejszym punkcie artykułu opisujemy obowiązki, na które należy zwracać szczególną uwagę, aby prowadzić po rozpoczęciu obowiązywania aktu GPSR zgodną z prawem sprzedaż swoich produktów na handlowych platformach oraz sklepach internetowych.

Zgodność z GPSR – towary

• Dane producenta

Każdy produkt powinien posiadać dane producenta (którym w określonych przypadkach może być importer), a w niektórych przypadkach także dane importera. Jeśli nie jest możliwe umieszczenie tych informacji bezpośrednio na produkcie, powinny znaleźć się one na opakowaniu lub w dołączonym dokumencie. Do tych informacji należy:

– imię i nazwisko lub nazwa firmy producenta (niekiedy także importera),

– zarejestrowana nazwa handlową lub zarejestrowany znak towarowy producenta (niekiedy także importera),

-adres pocztowy i elektroniczny producenta (niekiedy także importera),

-adres pocztowy lub elektroniczny punktu kontaktowego, jeżeli różni się od adresu producenta (niekiedy także importera),

Uwaga: w określonych przez GPSR przypadkach, w szczególności, gdy sprzedawca e-commerce wprowadza na rynek UE po raz pierwszy określony produkt oraz pod własną marką/nazwą/znakiem towarowym, to jest traktowany na podstawie art. 13 GPSR jako producent.

Informacje na temat osoby odpowiedzialnej w UE

Jeśli producent nie ma siedziby w Unii Europejskiej, należy podać dane osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie produktu na rynek UE. Jeśli nie jest możliwe umieszczenie tych informacji bezpośrednio na produkcie, powinny znaleźć się one na opakowaniu lub w dołączonym dokumencie. Do tych informacji należy:
– nazwę firmy lub zarejestrowany znak towarowy, a także adres pocztowy i elektroniczny tej osoby.

Ważne jest, aby pamiętać, że osoba ta musi mieć siedzibę lub miejsce zamieszkania na terenie Unii Europejskiej.

Dokument dotyczący bezpieczeństwa

Do produktu powinien być dołączony dokument towarzyszący w języku kraju, w którym produkt jest sprzedawany. Dokument ten powinien zawierać wszelkie ostrzeżenia lub informacje na temat bezpieczeństwa – przykłady takich dokumentów to karty charakterystyki, instrukcje obsługi (z kompletnymi informacjami na temat bezpieczeństwa) czy informacje o bezpieczeństwie (np. „Chronić przed dziećmi”).Wyjątek: produkt może być używany wyłącznie bezpiecznie i zgodnie z przeznaczeniem bez takich instrukcji, tj. nie ma możliwości innego sposobu zastosowania produktu, który mógłby być w jakimkolwiek stopniu niebezpieczny dla użytkownika.

Identyfikatory produktu

Produkt musi być łatwo i jak najprecyzyjniej identyfikowalny dzięki informacjom umieszczonym na powierzchni produktu, na opakowaniu lub w dołączonym dokumencie. Powinny to być m. in.

• zdjęcie lub obraz produktu,
• nazwa rodzaju produktu,
• numer katalogowy lub najlepiej unikalny identyfikator produktu (np. numer partii, numer seryjny – o ile jest nadawany do produktu).

Zgodność z GPSR – oferty towarów

Dane producenta

W ofercie online powinny znaleźć się dane umożliwiające identyfikację i kontakt z producentem:

• imię i nazwisko lub nazwa producenta,
• zarejestrowana nazwa handlowa lub zarejestrowany znak towarowy,
• numer telefonu, adres pocztowy i adres elektroniczny (np. adres e-mail) producenta.

Uwaga: w określonych przez GPSR przypadkach, w szczególności, gdy sprzedawca e-commerce wprowadza na rynek UE po raz pierwszy określony produkt oraz pod własną marką/nazwą/znakiem towarowym, to jest traktowany na podstawie art. 13 GPSR jako producent.

Informacje na temat osoby odpowiedzialnej w UE

Jeśli producent nie ma siedziby w Unii Europejskiej, należy podać dane osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie produktu na rynek UE:

• imię i nazwisko lub nazwę firmy, a także adres pocztowy i elektroniczny tej osoby.

Ważne jest, aby pamiętać, że osoba ta musi mieć siedzibę lub miejsce zamieszkania na terenie Unii Europejskiej.

Identyfikatory towarów

Oferta powinna zawierać informacje umożliwiające jak najbardziej precyzyjną identyfikację produktu:

• zdjęcie produktu,
• rodzaj produktu,
• numer katalogowy lub najlepiej unikalny identyfikator produktu (np. numer partii, numer seryjny – o ile jest nadawany do produktu).

Informacje związane z bezpieczeństwem

W opisie produktu należy umieścić jak najszerszy zakres ostrzeżeń lub informacji na temat bezpieczeństwa.

Jeżeli zakres ostrzeżeń lub informacji na temat bezpieczeństwa, które posiada produkt, jest zbyt szeroki, naszym zdaniem optymalnym rozwiązaniem jest zamieszczenie w ofercie podstawowych informacji o bezpieczeństwie, a dodatkowo umieszczenie w ofercie linku do cyfrowej wersji dokumentu zawierającego pełne ostrzeżenia i informacje na temat bezpieczeństwa (należy przy tym pamiętać, że inne zasady mogą obowiązywać na określonych marketplace’ach, tj. internetowych platformach sprzedażowych).

Dodatkowe obowiązki dystrybutorów

Jeżeli określony sprzedawca e-commerce jest traktowany jako dystrybutor według aktu GPSR, to zgodnie z przepisami tego aktu posiada on na sobie obowiązki, które różnią się od obowiązków producenta czy importera. Opisane one zostały szerzej w artykule 12 GPSR. Dystrybutorzy są zobowiązani w szczególności do

• weryfikacji zgodności produktów: powinni oni za każdym razem sprawdzać, czy producent i importer (w stosownych przypadkach) spełnili określone wymogi, które opisane zostały w punkcie 4 niniejszego artykułu,

• zachowania warunków przechowywania i transportu: powinni oni zapewnić, że warunki przechowywania i transportu produktów nie wpływają negatywnie na zgodność tych towarów z wymogami bezpieczeństwa GPSR,
• reakcji na produkty niezgodne z wymogami GPSR: jeżeli dystrybutor posiada informacje sugerujące, że produkt nie spełnia wymogów bezpieczeństwa, nie powinien go udostępniać na rynku do czasu uzyskania zgodności,
• działań w przypadku stwierdzenia niezgodności produktów:
• niezwłocznego poinformowania producenta lub importera – w przypadku wykrycia produktów niebezpiecznych lub niezgodnych z wymogami prawnymi,
• podejmowania niezbędnych środków naprawczych – aby produkt został dostosowany do wymogów, w tym ewentualne wycofania produktu ze swojej sprzedaży,
• informowania organów nadzoru o wszelkich ryzykach oraz o podjętych środkach naprawczych, korzystając w szczególności z portalu Safety Business Gateway.

Sprzedawcy e-commerce, którzy działają jako dystrybutorzy, muszą być świadomi tych wymagań, aby efektywnie zarządzać ryzykiem i przestrzegać przepisów prawnych, bowiem podlegają sankcjom wynikającym z aktu GPSR tak samo jak producenci czy importerzy.

Jakie informacje na temat bezpieczeństwa powinny znajdować się w dokumentach dołączonych do produktu?

Informacje na temat bezpieczeństwa produktu najprościej można podzielić na dwa rodzaje, które w zależności od stopnia bezpieczeństwa produktu powinny być dołączone do produktów:

• w pierwszej kolejności, aby wprowadzić produkt na rynek, to należy posiadać co najmniej dokumentacje techniczną o minimalnym zakresie informacji związanym z bezpieczeństwem produktu, w szczególności:
• ogólny opis produktu,
• zasadnicze właściwości produktu istotne dla oceny jego bezpieczeństwa,
• w stosownych przypadkach (przy obiektywnej ocenie, że produkt może być w jakiś sposób niebezpieczny): 
• analizę możliwych ryzyk związanych z produktem oraz rozwiązań stosowanych w celu wyeliminowania lub ograniczenia takich ryzyk, w tym wyniki ze sprawozdań dotyczących badań przeprowadzonych przez producenta lub przez inny podmiot w jego imieniu oraz
• wykaz odpowiednich norm europejskich, o których mowa w art. 9 ust. 2 lit. b aktu GPSR.

Istotne jest, aby zapewnić aktualność powyżej opisanej dokumentacji technicznej oraz przechowywać tę dokumentację do dyspozycji organów nadzoru rynku przez dziesięć lat po wprowadzeniu produktu do sprzedaży (w celach dochowania obowiązków związanych z możliwą kontrolą przez odpowiednie organy).

W celu zupełnej zgodności z GPSR, najlepiej, aby wykonać pełną ocenę towaru już na etapie jego projektowania oraz sporządzić dokumentację techniczną produktu, która zawiera pełne informacje na temat bezpieczeństwa, m. in.:

• właściwości produktu, 
• sposób oddziaływania na inne produkty,
• sposób prezentacji produktu,
• oznaczeń/piktogramów,
• kategorii konsumentów używających produktu,
• wygląd i sposób prezentacji (np. złożonego produktu),
• odpowiednich właściwości dotyczących cyberbezpieczeństwa,
• ewoluujących, uczących się i predykcyjnych funkcji produktu.

Pełny opis kryteriów oceny produktu znajduje się m. in. w artykule 6 aktu GPSR.

Wyjątki podlegające wyłączeniu spod aktu GPSR

Rozporządzenie GPSR dotyczy szerokiego spektrum produktów konsumpcyjnych dostępnych na rynku Unii Europejskiej, w tym produktów używanych, naprawionych, odnowionych oraz części zamiennych. Jednak nie wszystkie produkty podlegają temu rozporządzeniu. Oto wyjątki:

• produkty lecznicze do stosowania u ludzi lub zwierząt,
• jedzenie i napoje,
• pasze dla zwierząt,
• żywe rośliny i zwierzęta (w tym organizmy genetycznie zmodyfikowane i mikroorganizmy genetycznie zmodyfikowane w ograniczonym użytkowaniu, a także produkty roślinne i zwierzęce bezpośrednio związane z ich przyszłą reprodukcją),
• produkty uboczne pochodzenia zwierzęcego i produkty pochodne,
• środki ochrony roślin (np. pestycydy),
• sprzęt, którym jeżdżą lub podróżują konsumenci, gdy sprzęt ten jest bezpośrednio obsługiwany przez dostawcę usług w ramach usługi transportowej świadczonej na rzecz konsumentów, a nie jest obsługiwany przez samych konsumentów,
• statki powietrzne,
• antyki.

Amazon i akt GPSR – wyjaśnienie 3 nowych zakładek

Amazon wprowadził nowe zakładki informacyjne w swoim systemie, aby ułatwić sprzedawcom oraz konsumentom dostęp do istotnych informacji o bezpieczeństwie produktów. Te trzy zakładki mają na celu nie tylko ułatwienie dostępu do kluczowych informacji, ale również zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa produktów oferowanych na platformie Amazon, co pozostaje zgodne z celami aktu GPSR.

Poniżej znajduje się wyjaśnienie trzech kluczowych zakładek, które każdy sprzedawca na platformie Amazon powinien znać:

• Obrazy bezpieczeństwa produktu

Amazon umożliwia sprzedawcom udostępnianie zdjęć dotyczących bezpieczeństwa i zgodności produktu. Na tych zdjęciach powinny znaleźć ważne informacje takie jak ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa, etykiety czy instrukcje obsługi w lokalnym języku. Informacje te zazwyczaj znajdują się na produkcie, na jego opakowaniu lub w dołączonych do niego dokumentach. W przypadku braku tych danych, sprzedawcy powinni skontaktować się z producentem produktu, aby uzyskać niezbędne informacje.

• Informacje o producencie

Ta zakładka jest dedykowana prezentacji danych kontaktowych producenta. Sprzedawcy muszą podać imię i nazwisko lub nazwę producenta, jego zarejestrowaną nazwę handlową lub znak towarowy oraz adres pocztowy i elektroniczny. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 13 GPSR nie tylko osoba, która wyprodukowała towar jest traktowana jako producent.

• Osoba odpowiedzialna

Jeśli producent nie ma siedziby w Unii Europejskiej, sprzedawcy muszą wskazać dane osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie produktu na rynek UE. Może to być również sam sprzedawca, o ile ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w Unii Europejskiej, jednakże należy pamiętać, że z posiadaniem statusu osoby odpowiedzialnej w UE wiążą się określone obowiązki, które wskazano w przepisach aktu GPSR.

W tej zakładce powinny znaleźć się informacje takie jak imię i nazwisko lub nazwa, a także adres pocztowy i elektroniczny osoby odpowiedzialnej w UE. Osoba ta pełni rolę głównego kontaktu w sprawach dotyczących zgodności produktu z przepisami Unii Europejskiej i odpowiada za wszystkie kwestie regulacyjne związane z wprowadzonym na rynek UE produktem.

Przykładowe naruszenia związane z aktem GPSR

Częste naruszenia aktu GPSR, które zostaną poniżej przedstawione, opierają się na naszej analizie ofert dostępnych zarówno we własnych sklepach internetowych sprzedawców, jak i na platformach handlowych (marketplace’ach). Zebrane przykłady ukazują, jak ważne jest zrozumienie i właściwe stosowanie przepisów aktu GPSR. Oto kilka typowych naruszeń:

• brak informacji o producencie, importerze lub osobie odpowiedzialnej na terenie UE za produkt – w ofercie lub na produkcie (ewentualnie na pudełku lub dokumencie dołączonym do produktu), 
• brak lub niewystarczający zakres ostrzeżeń na temat bezpieczeństwa w ofercie,
• błędnie wpisany znak towarowy lub dane producenta,
• brak właściwych identyfikatorów produktu w ofercie, które pozwalają na jednoznaczną identyfikację towaru.

Obowiązek współpracy w przypadku naruszeń – wyjaśnienie

Obowiązek współpracy polega w szczególności na:

• Niezwłocznym informowaniu oraz współpracy z organami nadzoru

Jeśli sprzedawca poweźmie podejrzenie, że produkt, który oferuje, jest niebezpieczny lub niezgodny z wymaganiami GPSR, powinien on:

• jak najszybciej poinformować krajowe organy nadzoru państwa, w którym produkt został udostępniony – w szczególności za pośrednictwem portalu Safety Business Gateway,
• udzielić szczegółowych informacji na temat zauważonego ryzyka dla zdrowia i bezpieczeństwa konsumentów, liczby produktów, których to dotyczy oraz podjętych już środków naprawczych, a także umożliwienie kontroli organom nadzoru.

• Podejmowaniu środków naprawczych

Są to w szczególności działania w celu skutecznego doprowadzenia produktu do zgodności z wymaganiami aktu GPSR, w tym, jeśli to konieczne, wycofanie go z obrotu lub odzyskanie od konsumentów. W celu ich realizacji najlepiej, aby współpracować z producentem lub importerem określonego produktu.

Powyżej wskazane działania są ważne w celu uniknięcia sankcji za nieprzestrzeganie przepisów aktu GPSR oraz zachowanie reputacji swojej marki w sytuacjach kryzysowych, co może odwdzięczyć się dobrymi relacjami z klientami oraz partnerami biznesowymi, a także brakiem sankcji ze strony organów i platform sprzedażowych.  Istotne jest przy tym, aby weryfikować bezpieczeństwo towarów, w które sprzedawca ma zamiar się zaopatrzyć w celu dalszej odsprzedaży oraz ustalić wewnętrzne procedury niezwłocznej reakcji na zauważone naruszenia.

Podsumowanie

Akt GPSR nakłada dodatkowe obowiązki na sprzedawców e-commerce, mające na celu podniesienie poziomu bezpieczeństwa produktów dostępnych na rynku Unii Europejskiej, co dla niejednego sprzedawcy, oferującego znaczną ilość różnych produktów, może okazać się trudnym wyzwaniem.

W przypadku wątpliwości dotyczących zgodności swoich produktów lub ofert z przepisami GPSR, warto zasięgnąć profesjonalnej pomocy w celu analizy produktów i ich ofert. Zapewnienie, że działalność jest zgodna z regulacjami GPSR, chroni nie tylko bezpieczeństwo prawne samego sprzedawcy, ale także może przyczynić się do długoterminowego sukcesu prowadzonego biznesu.