Sprzedaż cross-border, staje się coraz popularniejsza wśród polskich sprzedawców, jednak wraz z ekspansją zagraniczną pojawiają się nowe wyzwania prawne związane z przepisami dotyczącymi sprzedaży, własności intelektualnej oraz podatków. W tym artykule omówię podstawowe kwestie, z którymi muszą zmierzyć się sprzedawcy oraz zaprezentuje dobre praktyki, które pomogą uniknąć potencjalnych problemów.

Unia Europejska stara się ułatwić handel między swoimi członkami, wprowadzając ujednolicone przepisy i procedury, takie jak VAT OSS czy dyrektywa Omnibus w zakresie sprzedaży konsumenckiej. Jednak sprzedawcy muszą znać zarówno regulacje unijne, jak i krajowe, aby działać zgodnie z nimi i uniknąć konsekwencji prawnych, finansowych oraz negatywnego wpływu na reputację firmy.

Regulacje podatkowe w e-commerce

W przypadku sprzedaży cross-border szczególnie ważne są regulacje dotyczące podatku od wartości dodanej (VAT). W 2021 roku wraz z tzw. pakietem VAT e-commerce weszły w życie przepisy upraszczające te rozliczenia. Stało się to m.in. za pomocą wdrożenia procedury VAT OSS. 

Z procedury VAT OSS mogą korzystać zarówno czynni podatnicy VAT, jak również nievatowcy. Rejestracja do VAT OSS nie koliduje z rejestracją do VAT-UE oraz nie powoduje utraty prawa do zwolnienia z VAT, bowiem sprzedaż rozliczana w ramach VAT OSS nie jest brana pod uwagę w przypadku weryfikacji limitu sprzedaży dla zwolnienia z VAT. Limit sprzedaży na rzecz osób prywatnych z innego kraju Unii Europejskiej w ramach procedury VAT OSS wynosi 10 000 euro. Do momentu przekroczenia limitu sprzedaży polscy przedsiębiorcy opodatkowują zawierane transakcje tak jak sprzedaż krajową – stosując polską stawkę VAT. Po przekroczeniu limitu sprzedaży są oni zobowiązani do opodatkowania transakcji stawką VAT właściwą dla kraju nabywcy. Procedura VAT OSS upraszcza proces rozliczeniowy, ponieważ po przekroczeniu limitu sprzedaży wysyłkowej sprzedawca nadal może rozliczać podatek VAT w polskim urzędzie skarbowym – jest więc w stanie poradzić sobie, bez pomocy biur rachunkowych z innych państw Unii Europejskiej.

Rejestracja do VAT za granicą staje się natomiast wymagana w przypadku magazynowania produktów na terenie danego państwa, z którego prowadzimy sprzedaż. W przypadku sprzedaży za pośrednictwem magazynów Amazon, w modelu PAN European obowiązkowa jest rejestracja i raportowanie VAT w każdym kraju, z którego wysyłka została zaznaczona. Natomiast w przypadku skorzystania z modelu European Fulfilment Network (EFN), towary są magazynowane w lokalnym magazynie i nie ma obowiązku rejestracji do VAT w innych krajach Unii Europejskiej. Konieczność rejestracji do VAT zależy, więc od wybranego modelu sprzedaży, gdzie generalna zasada to, rejestracja w kraju z którego sprzedawca wysyła produkty. 

Sprzedaż w modelu B2C (business to client) wymaga innego podejścia do rozliczeń VAT niż sprzedaż w modelu B2B (business to business). W przypadku sprzedaży B2B konieczna jest rejestracja do VAT-UE.

Marka prywatna i ochrona własności intelektualnej

Marka prywatna lub inaczej marka własna to marka należąca do firmy, oferowana przez tę firmę i konkurująca z markami innych firm. Sprzedaż pod marką własną jest prawie zawsze oferowana wyłącznie przez firmę, która jest jej właścicielem, ale może być licencjonowana przez inną firmę. Rejestracja znaku towarowego własnej marki w przypadku sprzedaży cross-border niesie za sobą wiele korzyści. 

W Unii Europejskiej rejestracja poprzez urząd taki jak EUIPO chroni przed nieuczciwymi praktykami które mogą stosować konkurenci. Często spotykanym scenariuszem jest sytuacja, w której sprzedawcy produkują sami swoje produkty, po czym oferują je na platformach marketplace. Kiedy produkty zyskują na popularności- nieuczciwa konkurencja zaczyna produkować “podróbki” podpinając się pod listingi- oferując często produkt tańszy oraz gorszej jakości. Dzięki rejestracji w EUIPO sprzedawcy mogą zabezpieczyć swoje produkty oraz usunąć nieuczciwą konkurencję ze swoich ofert.

W Unii Europejskiej rejestracja poprzez urząd taki jak EUIPO chroni przed nieuczciwymi praktykami które mogą stosować konkurenci. Często spotykanym scenariuszem jest sytuacja, w której sprzedawcy produkują sami swoje produkty, po czym oferują je na platformach marketplace. Kiedy produkty zyskują na popularności- nieuczciwa konkurencja zaczyna produkować “podróbki” podpinając się pod listingi- oferując często produkt tańszy oraz gorszej jakości. Dzięki rejestracji w EUIPO sprzedawcy mogą zabezpieczyć swoje produkty oraz usunąć nieuczciwą konkurencję ze swoich ofert.

Wymagane dokumenty

Ważne, aby dokumenty czy to na potrzeby sklepu internetowego czy to te dodane na platformie marketplace były dostosowane do kraju, w którym sprzedawca zamierza prowadzić sprzedaż jak i platformy. Regulamin musi być dostosowany do prawa danego państwa, nie może być zwykłym tłumaczeniem polskiego dokumentu, poza tym musi być dostosowany go do specyfiki platformy (regulamin sprzedaży za pośrednictwem Amazon, będzie różnił się od regulaminu sprzedaży za pośrednictwem E-bay). Tłumaczenie polskiego regulaminu najczęściej spowoduje, że będzie on niezgodny z regulacjami zagranicznymi, za co grożą dotkliwe kary finansowe. Sprzedaż musi mieć zabezpieczenie w postaci profesjonalnego wdrożenia prawnego według prawa danego państwa, z uwzględnieniem prawa europejskiego.  

Rejestracja opakowań 

W związku z regulacjami Unijnymi, w każdym z państw w którym przedsiębiorca prowadzi sprzedaż, na rzecz konsumentów – musi zarejestrować się do rejestru opakowań, opłacić opłatę recyklingową, a także raportować ilości opakowań wprowadzone do obrotu. W Niemczech mamy do czynienia z systemem dualnym, w którym konieczna jest rejestracja w rejestrze opakowań LUCID, a także w odpowiedniej firmie recyklingowej jak np. Lizenzero. Za sprzedaż bez wymaganej rejestracji w niemieckim centralnym rejestrze opakowań i niepodpisanie umowy z firmą zajmującą się odpadami obowiązuje kara w wysokości do 200 tys. euro. Wymagania dotyczące recyklingu opakowań różnią się w zależności od państwa- we Francji wystarczy umowa z firmą recyklingowa, a w Austrii konieczne jest wyznaczenie dodatkowo autoryzowanego przedstawiciela, dlatego należy przy poszerzaniu sprzedaży o każde kolejne państwo, sprawdzić przepisy w tym zakresie. Platformy takie jak Amazon, Kaufland, eBay do rozpoczęcia sprzedaży wymagają podanie numeru z rejestru opakowań przypisanego danemu przedsiębiorcy.

Sprzedawcy oferujący sprzęt elektryczny i elektroniczny, muszą w każdym państw dokonać dodatkowej rejestracji w związku z dyrektywą WEEE oraz wyznaczyć autoryzowanego przedstawiciela na terenie danego Państwa w celu zagwarantowania odbioru zużytego sprzętu, co wiąże się z kosztami, zależnymi od ilości wprowadzonego do obrotu sprzętu. Obowiązkowe jest tu także regularne raportowanie wprowadzanych ilości produktów. 

Oznakowanie produktów

Kolejnym istotnym krokiem w wejściu na rynek zagraniczny jest sprawdzenie wymaganego oznakowania wprowadzanych produktów. W podstawowym zakresie ważne, aby ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa na produkcie, a także instrukcja obsługi były w języku państwa, w którym prowadzona jest sprzedaż. Produkty, z niektórych kategorii mogą mieć dodatkowe wymagania jak np. w przypadku suplementów konieczne jest zamieszczenie:

• niezbędnych elementów etykietowania, takich jak informacje o substancjach tworzących produkt, zalecana ilość dziennego spożycia oraz różne informacje (w tym ostrzegawcze) i inne elementy wymagane przez prawo, 
• informacje na etykiecie muszą być czytelne i łatwe do zrozumienia oraz w przypadku rynku niemieckiego – w języku niemieckim,
• nawet w przypadku sprzedaży przez Internet, wszystkie obowiązkowe informacje, z wyjątkiem daty ważności, muszą być dostępne przed złożeniem zamówienia – w opisie produktu.

Dlaczego przestrzeganie wymogów jest tak ważne? Przykład rynku niemieckiego.

Przestrzeganie przepisów jest istotne, ponieważ kary za granicą mogą być znacznie bardziej nieuchronne i co za tym idzie dotkliwe w porównaniu z rynkiem polskim. Dla przykładu, na rynku niemieckim, nie istnieje odpowiednik znanego z polskiego rynku UOKiK, zadanie kontroli przestrzegania prawa oddane jest w ręce konkurencji, która ma możliwość każdorazowo skorzystania z instytucji “Upomnienia” (Abmahnung), co każdorazowo wiąże się z kosztami w okolicach 2000 euro dla naruszającego prawo. Wśród najczęstszych przyczyn otrzymania „ Abmahnung” są:

• brak regulaminu sprzedaży,
• brak lub nieprawidłowe zasady polityki zwrotów,
• brak formularza odstąpienia od umowy,
• brak informacji o przetwarzaniu danych osobowych klientów,
• brak aktywnego linku do unijnej platformy rozstrzygania sporów,
• brak informacji o tym czy podatek VAT jest już uwzględniony w cenie,
• brak informacji cenowej dla produktów oferowanych według wagi, powierzchni, objętości albo długości na aukcjach eBay.

Dobre praktyki 

W celu uniknięcia problemów prawnych zanim się pojawią, ważne jest zapewnienie klientom łatwego dostępu do informacji dotyczących produktów, procesów płatności oraz procedur reklamacji. Przy wejściu na nowy rynek istotne także dokładne zapoznanie się z lokalnymi przepisami, aby upewnić się, że działalność jest zgodna z wymaganiami prawnymi kraju, do którego zaczynamy sprzedawać swoje produkty.

Podsumowanie

Sprzedaż cross-border w Unii Europejskiej może być źródłem znaczących zysków, ale wiąże się także z wyzwaniami prawno-regulacyjnymi. Zrozumienie obowiązków prawnych oraz dostosowanie się do przepisów jest kluczowe dla prowadzenia działalności na terenie Unii Europejskiej. Dobrym podejściem jest korzystanie z usług doradców, którzy pomogą przedsiębiorcom w nawigacji po złożonych regulacjach. Przestrzeganie dobrych praktyk oraz elastyczność w dostosowywaniu się do zmieniających się warunków rynkowych i prawnych pozwoli odnieść sukces w sprzedaży cross-border w Unii Europejskiej.