Sprzedaż internetowa towarów i usług elektronicznych na terenie UE podlega szczególnym obowiązkom podatkowym i regulacjom, które obejmują przede wszystkim podatek od wartości dodanej (VAT).

Przedsiębiorcy prowadzący działalność w e-commerce na terenie UE, chcąc uniknąć niepotrzebnych kar i sankcji zobowiązani są do przestrzegania przepisów dotyczących podatku VAT. Zgodne z obowiązującym prawem, rozliczenie VAT jest jednym z najistotniejszych elementów prowadzenia legalnej działalności e-commerce w UE. Odpowiadając na potrzeby tego dynamicznego rynku, wprowadzono regulacje mające znacząco usprawnić procedury księgowe dla branży e-commerce.

Unijny pakiet VAT dla e-commerce – VAT OSS

Od 1 lipca 2021 roku wraz z tzw. pakietem VAT e-commerce, weszły w życie przepisy nowelizujące ustawę o podatku od towarów i usług, mające na celu uproszczenie rozliczeń VAT w handlu elektronicznym prowadzonym za granicą oraz poprawa konkurencyjności między podmiotami unijnymi względem sprzedawców z państw trzecich – szczególnie tych, działających na rynkach azjatyckich. Najistotniejszą rolę w usprawnieniach wprowadzonych w ramach pakietu VAT e-commerce odgrywa procedura VAT OSS (One-Stop-Shop).

Dzięki wprowadzeniu procedury VAT OSS przedsiębiorcy uzyskali możliwość rozliczania się za pomocą jednej deklaracji, składanej przed organem podatkowym w państwie, w którym znajduje się ich stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej lub siedziba. Sprzedaż towarów i usług na rynkach zagranicznych nie wymaga już zatem rejestracji do VAT w każdym państwie, w jakim chcemy prowadzić sprzedaż – niezależnie od tego, czy działalność opiera się na własnym sklepie internetowym, czy z wykorzystaniem platform marketplace, takich jak Amazon, Kaufland czy Ebay. Rozliczenia natomiast, dokonuje się w walucie euro.

Procedura VAT OSS – dla kogo i jak z niej skorzystać?

Warto podkreślić, że z procedury unijnej VAT OSS mogą korzystać nie tylko czynni podatnicy VAT, ale również przedsiębiorcy, którzy takimi nie są (tak zwani „nievatowcy”). Co więcej, rejestrując się do VAT OSS, sprzedawca nie traci możliwości rejestracji do VAT-UE ani nie naraża się na utratę prawa do zwolnienia z VAT. Dlaczego? Mając na celu zachęcenie do prowadzenia handlu transgranicznego w UE, sprzedaży rozliczanej w ramach VAT OSS nie uwzględnia się przy weryfikacji limitu sprzedaży dla zwolnienia z VAT.

Aby można było skorzystać z uproszczeń, jakie wprowadziła procedura VAT OSS należy jednak zmieścić się w granicach limitu sprzedaży na rzecz osób indywidualnych (tzw. B2C – Business 2 Client). Limit ten jest jednolity dla wszystkich państw członkowskich UE i wynosi 10 000 EUR. W przeliczeniu na walutę krajową, dla polskich sprzedawców limit ten równa się kwocie 42 000 PLN netto.

Polski przedsiębiorca, dopóki nie przekroczy powyższego progu, opodatkowuje zawierane transakcje polską stawką VAT – analogicznie, jak sprzedaż krajową. Nawet nie przekraczając limitu, może jednak wybrać opodatkowanie wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość w państwie konsumpcji, o czym zobowiązany jest zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego. Niezależnie od powyższego, po przekroczeniu limitu, sprzedawca musi zastosować stawkę VAT właściwą dla kraju nabywcy i wówczas może podjąć decyzję, czy chce rozliczać się poprzez rejestrację do VAT w każdym kraju UE, w którym przekroczył limit sprzedaży, czy też chce skorzystać z dobrowolnej procedury VAT OSS.

Procedura VAT OSS znacząco upraszcza i usprawnia rozliczenie. Przedsiębiorca może dokonać go za pośrednictwem jednej deklaracji, składanej w języku polskim, w polskim organie podatkowym (urzędzie skarbowym). Taka deklaracja rozliczeniowa z transakcji B2C uwzględniać będzie odpowiednie stawki VAT stosowane w poszczególnych państwach UE. Dla sprzedawcy stanowi to znaczące usprawnienie procesów rozliczeniowych i możliwość ich samodzielnej realizacji, bez konieczności narażania się na zwykle wysokie koszty korzystania z usług zagranicznych biur rachunkowych.

Należy pamiętać, że opodatkowaniu stawką VAT właściwą dla kraju nabywcy podlegają wszelkie transakcje, które powodują przekroczenie limitu sprzedaży 10 000 EUR (42 000 PLN). Rejestracji do VAT OSS można natomiast dokonać do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce transakcja, wpływająca na przekroczenie progu sprzedaży.

Rejestracja do VAT OSS

Procedura VAT OSS została w pełni zdigitalizowana – w każdym państwie członkowskim UE uruchomiony został odpowiedni portal internetowy służący do rozliczeń One-Stop-Shop zagranicznego podatku VAT. Przedsiębiorcy mogą dokonywać rejestracji do VAT OSS korzystając z dedykowanego dla One-Stop-Shop formularza VUI-R. Proces odbywa się w 100% elektronicznie, z zastosowaniem podpisu kwalifikowanego, co jednak istotne – wysyłka formularza nie jest możliwa za pośrednictwem profilu zaufanego. Formularz VUI-R jest wysyłany do urzędu skarbowego za pośrednictwem rządowego systemu informatycznego państwa identyfikacji lub z wykorzystaniem systemów księgowych.

Sprzedawcy, którzy jako swoją siedzibę lub miejsce stałego wykonywania działalności gospodarczej wskazują Polskę dokonują rejestracji do VAT OSS elektronicznie w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście, który jest właściwym organem przy składaniu deklaracji i zapłacie podatku VAT przy sprzedaży objętej procedurą VAT OSS. Jeśli jako podatnicy nie posiadamy podpisu kwalifikowanego, rejestracja do VAT OSS może zostać dokonana przez ustanowionego w tym celu pełnomocnika. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku, konieczne jest złożenie pełnomocnictwa na formularzu urzędowym PPS-1 oraz wniesienie opłaty skarbowej w wysokości 17 zł.

Będąc podatnikiem zwolnionym z VAT (tzw. nievatowcem) również istnieje możliwość skorzystania z procedury VAT OSS. Wówczas zamiast formularza VIU-R przedsiębiorca składa formularza rejestracyjny VAT-R, dzięki któremu będzie figurował w rejestrze podatników VAT, z odpowiednim oznaczeniem przysługującego mu zwolnienia. Jedyną sytuacją, w której sprzedawca może skorzystać z własnego profilu zaufanego lub wysyłki wypełnionego formularza pocztą, jest właśnie złożenie formularza VAT-R we właściwym urzędzie skarbowym.

Kiedy VAT OSS nie wystarczy?

Procedura VAT OSS znacząco ułatwia proces składania deklaracji podatkowych w państwach UE przy sprzedaży transgranicznej, jednak nie zawsze może zapewnić sprzedawcy kompleksowe rozliczenie. Jest to zagadnienie szczególnie istotne dla przedsiębiorców, których działalność opiera się na modelu wykorzystującym marketplace, jak np. Amazon i wiąże się z korzystaniem z magazynów rozmieszczonych w różnych Państwach. Transferowanie towarów, nawet między własnymi magazynami musi zostać odpowiednio zadeklarowane na potrzeby VAT. Takie przemieszczanie towarów stanowi tak zwane nietransakcyjne wewnątrzwspólnotowe nabycie lub dostawę towarów (WNT lub WDT).

Prowadząc sprzedaż za pośrednictwem platformy Amazon i wykorzystując model PAN-European (Pan-EU), w którym towary przemieszczane są między poszczególnymi państwami UE, rejestracja i deklarowanie VAT obowiązkowe jest w każdym Państwie, z którego prowadzona wysyłka. Należy wówczas wypełnić deklarację VAT, wskazując wewnątrzwspólnotową dostawę lub nabycie towarów. Wysyłając towar na przykład z Polski do Francji, w polskiej deklaracji VAT należy uwzględnić WDT, natomiast we francuskiej – WNT.

Korzystając natomiast w sprzedaży za pośrednictwem Amazon z modelu European Fulfilment Network (EFN), nie ma obowiązku rejestracji do VAT w poszczególnych UE, do których trafiają sprzedawane przez nas towary, ponieważ magazynowane są lokalnie. Ogólną zasadą, jaką można sformułować na gruncie powyższych rozważań, jest zależność obowiązku rejestracji do VAT od lokalizacji centrum logistycznego, z którego transportowane są sprzedawane towary.

Jeśli chcesz zarejestrować się do VAT w innym Państwie na terenie Unii Europejskiej, lub masz wątpliwości jak rozliczać ten podatek w swoim e-commerce, zapraszamy do kontaktu w.norek@rulity.pl